工时登记与数据保护：现行义务及使用生物识别技术的风险
工时登记仍然是劳动监察介入频率最高、劳动争议最集中的领域之一。该义务适用于所有企业，且必须覆盖全部员工，不论企业规模或所属行业。近年来，数据保护层面的考量也日益重要，因为部分工时控制系统引入了指纹或人脸识别等生物识别技术。
一、现行法规对工时登记的具体要求
《劳动者法典》第 34.9 条规定，企业必须确保实行每日工时登记制度，记录每名劳动者具体的上班和下班时间。所采用的系统必须具备可靠性、可访问性和可核查性，且相关记录须保存四年。
企业必须依法组织并形成书面化的工时登记制度，必要时应依据集体谈判结果或企业协议执行。实践中，风险不仅存在于完全未设立工时登记制度的情形，也包括形式化登记，即登记内容未真实反映实际工作时间，或允许在无可追溯性的情况下进行修改。
二、常见引发处罚和劳动索赔的错误
- 每日登记内容完全一致，或由系统自动生成且与实际工作时间无关。
- 未记录异常情况、修正或偏差，或变更缺乏可追溯性。
- 远程办公或弹性工作制下未对实际工作时间进行真实控制。
- 未在法定期限内保存工时记录，或在劳动监察要求时无法提供。
- 将工时登记与出勤管理混为一谈，未真实反映工作开始与结束时间。
三、工时登记与数据保护：对生物识别技术的特别关注
使用指纹或人脸识别进行打卡涉及对生物识别数据的处理。当此类数据用于对个人进行唯一身份识别时，根据《通用数据保护条例》（GDPR）第 9 条，其被认定为特殊类别的个人数据。因此，其使用需要更高程度的正当性说明和额外保障措施。
在劳动领域，普遍标准是企业应选择比例适当且必要的措施。鉴于工时登记存在侵入性较低的替代方案，例如工卡、个人代码、打卡应用程序或用户名加密码系统，在大多数组织中使用生物识别技术往往难以被正当化。
因此，除非存在经过充分说明、书面论证并配备强化合规措施的特殊情形，一般不建议在工时登记中实施生物识别系统。如确需使用生物识别技术，必须重点分析其法律依据，遵循数据最小化原则，进行风险评估，并采取适当的技术和组织性保护措施。
四、正在推进的改革：强化工时控制与可追溯性
在立法层面，政府已表示有意在缩短工时及现代化工时管理的背景下，加强对工时控制和登记可追溯性的要求。截至本次发布之日，部分措施仍处于宣布和立法推进阶段，因此企业宜提前审查并调整现有系统、内部政策及相关书面证据。
适用法律与相关标准
- 《2015 年 10 月 23 日第 2 号皇家立法法令》，批准《劳动者法典》合并文本，第 34.9 条。
- 《2019 年 3 月 8 日第 8 号皇家法令-法律》，关于社会保护及打击工作时间劳动不稳定的紧急措施。
- 《2000 年 8 月 4 日第 5 号皇家立法法令》，批准《社会秩序违法与制裁法》（LISOS）合并文本，尤其是第 7.5 条。
- 《欧盟条例 (EU) 2016/679》（GDPR），第 9 条（特殊类别数据）及第 5 条所确立的基本原则。
- 《2018 年 12 月 5 日第 3 号组织法》，关于个人数据保护及数字权利保障（LOPDGDD）。
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